早い場合は平成28年１月以後に入社する社員、退職する社員からマイナンバーを使用した書類を作成する事になります。

下記の書類を主としてさまざまな書類にマイナンバーの記載が必要になります。そのため事業者は、社員からマイナンバーの収集し、これを保存、適切な管理が求められます。

◇平成28年1月から
　･源泉徴収事務
　･年末調整の扶養控除等申告書
　･雇用保険の加入・脱退の書類

◇平成29年1月頃から
　･健康保険、厚生年金の加入･脱退の書類

マイナンバーの利用は税、社会保障、災害対策の３点に限定されています。
これ以外にマイナンバーを本人が提供すること、事業者が提供を受けることが禁止されています。また、マイナンバー法は罰則ありの制度になっています。

マイナンバーを含む個人情報を１件でも扱うと、法律の適用をうけ、違反すると厳しい罰則が設けられています。これは両罰規定で、目的外の利用などを行った担当者と会社両方が罰せられる可能性があります。

 

◇例えば･･

源泉徴収事務担当者が、正当な理由なくマイナンバーを含む個人情報を提供した場合は４年以下の懲役、２００万円以下の罰金またはその両方になります。

担当者などが主にマイナンバー故意に漏らすことに対する罰則であり、そのほか特定個人情報保護委員会の命令に従わない･検査拒否などに対するものです。

事業者が一定の安全管理措置の義務を履行していた場合は事業者にとって意図しないマイナンバーが漏洩があったとしても直ちに罰則の適用になる事はないとされています。ただし、マイナンバー漏洩が起きた場合は会社の社会的信用に大きな影響を受けると思われます。

マイナンバー漏洩を防ぐために安全管理措置を適切に行っていることが事業者にとって大変重要になります。 

１．取扱規定の策定

中小規模事業者については取扱規定の策定は必ずしも義務付けられておりません。ただし、法律により一定の安全管理措置を講じる義務があります。 

一定の安全管理措置の一つとして･･
マイナンバーを含んだ個人情報（特定個人情報）を扱う担当者や責任者を明確にし、それ以外の人はマイナンバーに触れないようにする必要があります。

責任者は･･下記等を行ないます。
１．特定個人情報の取扱い状況の定期的な点検。
２．情報漏えい等に備え、責任者までの報告連絡体制等を確認する。
３．担当者の変更の際、確実な引継ぎを確認する。
４．特定個人情報の廃棄と削除の確認する。

２．利用目的の明示

従業員からマイナンバーの提供を受けるときに利用目的を本人に通知しなければなりません。通知方法は利用目的を記載した書類の社内に提示することで通知する事もできます。または就業規則に記載することです。
基本は、利用目的を後で追加する事はできません。

３．マイナンバーの収集

マイナンバーは平成28年10月に住民票を有するすべての国民にマイナンバーの記載された　「　通知カード　」が配られます。この以降に事業者は従業員のマイナンバーを収集する事が認められています。

※通知カードで注意すべき点
通知カードは住民票の住所に簡易書留で郵送されます。通知カードは郵便局に届出しても転送はされません。そのため実際の住所と住民票の住所が違う人には届かないことになります。

通知カードを受け取るには、平成２７年１０月５日前までに住民票の異動する必要があります。

ただし、被災者、ＤＶ被害者、医療機関に長期入院が見込まれる方などやむ得ない理由で住民票の住所と実際の住所が違う方は、　「　通知カードの送付先に係る居所情報登録申請書　」を住民票のある地区町村に届出をすると住民票を異動せずに通知カードを受け取れることができます。

４．本人確認

従業員が入社したときになりすましを防ぐため事業者は従業員の本人確認をする必要があります。本人確認は事業者の義務となります。

本人確認するために事業者は「　マイナンバーの番号確認　」と「　本人確認　」の２つの事を行います。

「　本人確認　」の方法の例･･ 

①  個人番号カードがある場合･･･

個人番号カード１枚で本人確認可能です。（カードに顔写真付いているため）
 

②  個人番号カードがない場合の例･･･

通知カードと免許証（またはパスポート）などと２種類で本人確認を行います。（通知カードには写真がないため他の資料も必要になります）
 

③　個人番号カードと通知カードがない場合の例･･･ 

マイナンバーの記載のある住民票と免許証（またはパスポート）
 

※本人確認が不要の場合

以前から雇用している従業員で、入社時に健康保険証･年金手帳･免許証で本人確認済みで、本人に相違ないと明らかに判断できる従業員の本人確認は不要です。通知カードでマイナンバーの番号確認すれば問題ありません。

履歴書のみで本人確認している場合には、上記の本人確認が必要です。

７．取扱い記録の保存

特定個人情報等の取扱状況のわかる記録を保存します。パソコンなどに特定個人情報の取扱のシステムログや利用実績が残るソフトがある場合は、そちらの記録を保存します。

記録内容の例（簡易版）
１．作業日
２．作業内容と利用目的（社会保険書類作成、年末調整用など）
３．出力状況･データ持出し状況
４．利用した担当者（責任者）

８．パソコン等を特定

特定個人情報を扱う機器（パソコン等）を特定します。そのパソコンを使用する担当者を限定し、ユーザーアカウント制御により、特定個人情報を扱う際に担当者を限定します。

パソコンは、担当者以外の方に画面を見られないようにパーテーションを利用する、またはパソコンの画面を見られない配置にします。

１１．マイナンバーが収集できない場合

税務署へ提出する一部の書類では、マイナンバーの記載が義務です。
相手方に求めてもマイナンバーの提供を拒む場合には、提供を求めた経過を記録し、保存してください。マイナンバーの記載が何故できなかったか、後に分かるようにすることで事業者として義務を履行しようとした事が明確にできます。

①本人が役所に郵送などで申請しないと発行されないもので、写真つきのプラ製のカードです。

②受取場所は役所窓口のみです。平成２８年１月以降に役所窓口受取ることになります。その際は免許証などが必要です。

③通知カードと住基カードは受取の際に、役所に返却する事になります。

④カード表面は写真と住所があり免許証と同じ扱いです。レンタル店の会員証作成時に使用可能です。

⑤裏面にはマイナンバーがあり、法律で許された事務以外にコピーは禁止されています。レンタル店の会員証作成時に裏面のコピーやマイナンバーを書き写す行為は禁止されています。

⑥有効期限は２０歳以上は１０年。２０歳未満は５年（成長により容姿が変わる為）。

⑦引っ越しの度に、役所で住民票異動と同時にカード記載の住所変更が必要です。